Kanzleisoftware Betreuung heißt vor allem, eine einzige Frage schnell beantworten zu können.
Dienstagmorgen, kurz nach neun. Die E-Akte lädt nicht.
Sie rufen Ihren IT-Dienstleister an. Antwort: Das sei ein Fehler im Programm, bitte wenden Sie sich an den Hersteller. Der Hersteller prüft und meldet zurück: Bei uns läuft alles, die Ursache liege in Ihrer Umgebung.
Zwei Stunden später sind Sie genau da, wo Sie um neun waren. Nur mit zwei Stunden weniger Zeit.
Diese Schleife hat eine einzige Ursache: Auf der IT-Seite kennt niemand die Software gut genug, um die Frage zu beantworten.
Wir betreuen seit 2014 Anwaltskanzleien und Notariate, heute über 200 Berufsträger. In unserem Team arbeiten ehemalige Entwickler von Kanzleisoftware. Vertraut sind uns RA-MICRO, beA, Advoware, AnNoText und DATEV Anwalt Pro – aus der täglichen Arbeit, nicht aus einer Schulungsunterlage.
Deshalb ist die Frage vom Dienstagmorgen bei uns meist in Minuten beantwortet.
Warum die Schleife überhaupt entsteht
Kanzleisoftware ist das eine. Server, Netzwerk, Arbeitsplätze und Datensicherung sind das andere. Die meisten Störungen entstehen nicht in dem einen oder dem anderen, sondern genau dazwischen.
Wer nur eine Seite kennt, kann nicht sagen, auf welcher Seite das Problem sitzt. Also verweist er weiter. Und Sie vermitteln zwischen zwei Ansprechpartnern, die beide recht zu haben glauben.
Wer beide Seiten kennt, grenzt die Ursache ein und löst sie – oder liefert dem Herstellersupport eine Fehlerbeschreibung, mit der dieser sofort etwas anfangen kann.
Warum wir Updates nachts einspielen?! Weil es Kanzleisoftware Betreuung ist!
Ein Update während der Öffnungszeiten kostet nie nur die Minuten des Neustarts. Es kostet den Termin, der gerade läuft, das Diktat, das nicht gespeichert war, und den Anruf, den niemand angenommen hat. Bei vielen Arbeitsplätzen summiert sich ein „kurzes“ Update schnell auf Stunden.
Deshalb liegen unsere Wartungsfenster außerhalb Ihrer Arbeitszeit. Sie kommen morgens ins Büro, und es funktioniert.
Was beim Wechsel passiert
Der häufigste Grund, warum Kanzleien bei einem unpassenden Dienstleister bleiben, ist die Sorge vor dem Umzug. Verständlich – in diesen Systemen liegt Ihre gesamte Mandatsarbeit.
Deshalb läuft ein Wechsel bei uns in drei Schritten. Zuerst sehen wir uns Ihre Umgebung an und dokumentieren sie, bevor irgendetwas verändert wird. Dann übernehmen wir die Betreuung im laufenden Betrieb, ohne Umbau. Und erst wenn alles stabil läuft, sprechen wir über Verbesserungen.
In 15 Minuten wissen Sie, wo Sie stehen
Kein Verkaufsgespräch, keine Verpflichtung. Sie schildern uns Ihre Ausgangslage, wir geben Ihnen eine ehrliche Einschätzung. Auch dann, wenn diese lautet, dass Ihr jetziger Dienstleister gute Arbeit leistet.
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Häufige Fragen
Wer ist zuständig, wenn die Kanzleisoftware nicht funktioniert? Für die Anwendung selbst der Hersteller, für die Umgebung der IT-Dienstleister. Die Schwierigkeit liegt darin, beides auseinanderzuhalten. Ein Dienstleister mit Erfahrung in der jeweiligen Software trifft diese Unterscheidung, statt weiterzuverweisen.
Muss mein IT-Dienstleister meine Kanzleisoftware kennen? Vorgeschrieben ist es nicht. Praktisch entscheidet es darüber, ob Störungen schnell eingegrenzt werden oder ob Sie zwischen zwei Ansprechpartnern vermitteln.
Wann sollten Updates eingespielt werden? Außerhalb der Arbeitszeiten und in der richtigen Reihenfolge. Updates am Vormittag kosten mehr Zeit, als sie dauern.
Welche Kanzleisoftware betreuen Sie? RA-MICRO, beA, Advoware, AnNoText und DATEV Anwalt Pro. Darüber hinaus betreuen wir selbstverständlich Ihre gesamte IT-Landschaft: Microsoft 365 und Windows-Server, Postfächer und Kalender, die Schnittstellen zwischen Ihren Systemen, Drucker, Scanner und Telefonie. Kanzleisoftware steht nie für sich allein – die meisten Störungen entstehen an den Übergängen zu allem anderen.
