Wir beantworten die gängigsten Fragen und Behauptungen. Gibt es eine Pflicht zur E-Mail Archivierung?
Frage: Gibt es eine Pflicht zur E-Mail Archivierung?
wir beantworten diese Frage mit einem klaren JA!
Die Anforderungen an die Aufbewahrung von E-Mails ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese wiederum referenzieren insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Abhängig vom Unternehmen, der Branche und weiteren Faktoren können zudem noch spezifischere Gesetze greifen. Aus den gesetzlichen Vorgaben ergibt sich, dass jeder Kaufmann, jede Handelsgesellschaft, jede eingetragene Genossenschaft und jede juristische Person E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB/§140 AO), für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufbewahren muss.
Behauptung: Die Email-Archivierung verstößt gegen den Datenschutz
Emails die personenbezogene Daten enthalten müssen gesondert behandelt werden. Beispiel: Absage einer Bewerbung. Hier ist der Zweck der Verarbeitung nicht mehr gegeben. Die Lösung ist einfach, das Stichwort Regelbasiertes löschen. So können Emails gezielt ausgewählt und nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden.
Frage: Ersetzen Backups die Archivierung?
Nein! Backups werden üblicherweise einmal täglich durchgeführt. Das bedeutet auch, das Änderungen danach nicht rechtssicher erfasst werden. Backups ergänzen eine Archivierungslösung, können diese allerdings nicht ersetzen.
Die meisten unserer Kunden nutzen den Markführer Mailstore für die rechtssichere E-Mail Archivierung. Wir lassen Ihnen gerne ein Angebot zukommen. Die Entscheidung über die Umsetzung obliegt selbstverständlich Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr BitConnect® Team